WHISTLEBLOWING

WHISTLEBLOWING

Il whistleblowing è uno strumento di derivazione anglosassone, attraverso il quale i dipendenti di un’organizzazione, pubblica o privata, segnalano a specifici individui o organismi una possibile frode, un reato, un illecito o qualunque condotta irregolare, commessa da altri soggetti appartenenti all’organizzazione.

La procedura di whistleblowing
Secondo la procedura da adottare in VIS PESARO, destinata ai dipendenti di ogni livello e mansione, devono formare oggetto di segnalazione la commissione o la tentata commissione di condotte illecite in quanto non conformi ai principi e alle prescrizioni del Modello di Organizzazione e Gestione, ai valori etici ed alle regole comportamentali sanciti nel Codice Etico di VIS PESARO e alle procedure interne della Società, di cui si abbia conoscenza in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione. Le segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante e non basati su voci correnti.
La segnalazione non può invece riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale del segnalante che non deve, infatti, utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che, semmai, rientrano nella più generale disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, la segnalazione può riguardare azioni o omissioni, commesse o tentate:
• penalmente rilevanti;
• poste in essere in violazione del Modello, del Codice Etico, dei principi di controllo interno e di altre procedure interne o disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o reputazionale alla Società o ai dipendenti, agli utenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso VIS PESARO;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o alla sicurezza dei dipendenti, cittadini o utenti, o di arrecare un danno all’ambiente.

Contenuto della segnalazione
Le segnalazioni devono essere:
a) circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti;
b) riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
c) contenere tutte le informazioni necessarie per individuare in modo inequivocabile gli autori della condotta illecita. Il segnalante deve, quindi, fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle opportune verifiche ed accertamenti a riscontro dei fatti oggetto di segnalazione.
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Sebbene siano preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono ammesse anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne l’autore, purchè siano adeguatamente dettagliate e circostanziate ed in grado di far emergere situazioni e fatti determinati. Esse sono prese in considerazione solo qualora non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o di contenuto palesemente diffamatorio.

Destinatario e modalità di segnalazione
Le segnalazioni devono essere indirizzate all’Organismo di Vigilanza tramite comunicazione diretta da inoltrarsi secondo le seguenti modalità:
– email, all’indirizzo di posta elettronica dedicato: l.ceccolini@auditecompliance, accessibile al solo OdV;

– lettera cartacea, all’indirizzo di posta ordinaria: VIS PESARO dal 1898 S.r.l. Via Simoncelli, n. 1 – 61122 Pesaro; in tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata personale per l’OdV”.

Tutte le segnalazioni ricevute, indipendentemente dal canale utilizzato, sono archiviate a cura dell’Organismo a tutela della riservatezza del segnalante. La segnalazione ricevuta per posta interna viene protocollata sempre a cura dell’Organismo. L’Organismo che riceve la segnalazione deve garantire la riservatezza del segnalante e delle informazioni ricevute.

Riservatezza
L’identità del whistleblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (come ad esempio indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).
Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. Il venir meno di tale obbligo costituisce una violazione della procedura e, di conseguenza, del Modello della Società.
Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata al responsabile della funzione aziendale che si occupa del procedimento disciplinare nonchè allo stesso segnalato solo nei casi in cui:
1. vi sia il consenso espresso del segnalante;
2. la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di scritti difensivi.

La segnalazione del whistleblower è, inoltre sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i. Nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, deve essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante.

Divieto di ritorsione
Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. Per misure discriminatorie o ritorsive s’intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.
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Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, l’Organismo che, nel caso di riscontro positivo, segnala l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.

Attività di verifica della fondatezza della segnalazione
La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’Organismo di Vigilanza, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire su fatti segnalati. Nel corso delle verifiche, l’OdV può avvalersi del supporto e della collaborazione delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, all’occorrenza, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta. Gli esiti dell’attività d’indagine sono altresì sottoposti al Rappresentante Legale per eventuali procedure sanzionatorie,
fermo restando che l’adozione dei provvedimenti rimane di competenza delle funzioni a ciò preposte, che dovranno essere avvisate dal L.R. tempestivamente e comunque in tempo utile per avviare le procedure del caso. Qualora, all’esito dell’attività di verifica, la segnalazione risulti fondata, l’Organismo, in relazione alla natura violazione accertata – oltre a condividere gli esiti con le funzioni, organi e strutture aziendali competenti – potrà presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria.

Archiviazione della documentazione
L’Organismo di Vigilanza è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali.

Responsabilità del segnalante
Il presente Regolamento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nel caso di segnalazioni che possano integrare ipotesi di calunnia (art. 368 c.p.) o di diffamazione (art. 595 c.p.) o un fatto illecito ai sensi dell’art. 2043 c.c. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, ed ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione.